Organigramas para asistentes ejecutivos
En la mayoría de las empresas, la persona que de verdad mantiene el organigrama no está en RR. HH. Es la asistente o el jefe de gabinete, porque es a quien el directivo le pregunta. Esta es la versión del trabajo que nadie escribe: para qué sirve el organigrama, qué va en él, y cómo reconstruirlo en minutos cuando el último lleva cuatro reorganizaciones de retraso.
Para qué sirve el organigrama en realidad
No es decoración para la intranet. Cinco cosas para las que se usa, y cada una pide un contenido un poco distinto.
El informe para la junta y la revisión de dirección
Un organigrama actual del equipo del directivo, exportado limpio, es una diapositiva de casi todos los informes trimestrales. También es la diapositiva sobre la que más preguntan, así que tiene que estar bien antes que bonita.
La incorporación de alguien senior
La primera pregunta real de quien llega es quién hace qué. Un organigrama con nombres, cargos y departamentos responde una semana de preguntas en una página, y es el documento más pedido de una primera semana.
Plantilla y planes de contratación
Los puestos vacantes dibujados como tarjetas abiertas hacen que el plan y la estructura sean el mismo documento. Finanzas lo lee como coste, el directivo como capacidad, y ninguno necesita otra hoja de cálculo.
Una reorganización, antes de anunciarla
Mover personas en un organigrama es como se piensa una reorganización. Hazlo en un organigrama que nadie más pueda ver, y compártelo solo cuando el directivo esté listo: un borrador filtrado hace más daño que cualquier memorando.
Reuniones, viajes y a quién preguntar
La mitad del día de una asistente es saber quién es dueño de algo. El organigrama es la respuesta más rápida, sobre todo las líneas punteadas, que suelen ser las que nadie ha escrito en ningún otro sitio.
Qué poner
- Nombre, cargo y departamento de todos en el equipo del directivo, al menos dos niveles hacia abajo.
- El jefe del propio directivo, y sus pares, para que el organigrama muestre dónde está el equipo.
- Los puestos vacantes, dibujados como vacantes, con el cargo que tendrá el puesto.
- Los contratistas y el personal de agencia que trabaja en el equipo, marcados como contratistas.
- Las líneas punteadas —reportes matriciales, adjuntos, líderes de proyecto permanentes—, porque son la parte que nadie más registra.
- Una fecha. Un organigrama sin fecha se considera vigente para siempre.
Qué dejar fuera
- Salario, banda o cualquier tipo de remuneración. Acaba en las manos equivocadas por la exportación equivocada.
- Datos personales: direcciones, teléfonos personales, fechas de nacimiento, nada del expediente de RR. HH.
- Evaluaciones de desempeño, riesgo de fuga, notas de sucesión. Guárdalas en un documento que no tenga forma de algo que se reparte.
- Personas por debajo del nivel que el lector necesita. Dos niveles suelen bastar; cinco son una pared.
- Fotos, salvo que el organigrama sea para incorporaciones y las personas hayan dado su acuerdo.
La regla detrás de la segunda lista: da por hecho que cada organigrama que hagas acabará reenviado a alguien a quien no iba dirigido. Lo que sería un problema entonces no debe estar ahora.
Mantenerlo al día
La razón por la que la mayoría de los organigramas están mal no es el descuido. Es que se hicieron a mano, así que cada cambio cuesta veinte minutos de arrastrar cajas, y después de la tercera reorganización nadie tiene veinte minutos. La solución es dejar de mantener un dibujo y empezar a mantener una lista.
Guarda a las personas en una hoja de cálculo —nombre, cargo, departamento, a quién reportan— o saca la exportación directamente del sistema de RR. HH. Impórtala y el organigrama se dibuja por ti, bien, cada vez. Cuando algo cambie, cambia la fila y vuelve a importar, o edita el organigrama directamente y deja que el diseño se redibuje solo. Un organigrama que nadie tiene que redibujar es un organigrama que sigue siendo verdad.
Un organigrama, no siete. Si cada reunión tiene su propia copia, divergen en un mes y te conviertes en la persona que tiene que reconciliarlas. Mantén un solo organigrama, comparte un enlace y no una captura, y exporta una imagen fija solo cuando algo tenga que congelarse: un informe para la junta, un memorando, una presentación que se leerá dentro de seis meses. Cuando el directivo planee algo más grande, la guía de reorganización está escrita exactamente para eso.
Preguntas que hacen las asistentes
- ¿Cuál es la forma más rápida de hacer un organigrama si solo tengo una hoja de cálculo?
- Exporta la lista de personas de tu sistema de RR. HH., o escribe dos columnas —nombre y a quién reporta— e impórtala. El diseño es automático, así que el trabajo está en los datos y no en arrastrar cajas. Un equipo de cuarenta lleva un par de minutos, y los nombres de jefe mal escritos se emparejan por ti.
- ¿Cómo mantengo el organigrama al día sin perseguir a todo el mundo?
- Mantén un solo organigrama y edítalo cuando las cosas cambien, en lugar de hacer una copia nueva para cada reunión. Ponlo donde el equipo directivo pueda verlo, para que los errores te los reporten en lugar de copiarlos en silencio. Después vuelve a importar desde RR. HH. cada trimestre para atrapar lo que se te escapó.
- ¿Pongo los puestos vacantes en un organigrama que verá la junta?
- Normalmente sí, marcados con claridad como vacantes. Una vacante en un organigrama se lee como un plan; una vacante descubierta después se lee como un hueco. La excepción es un puesto que existe porque alguien se va y aún no lo ha anunciado: déjalo fuera hasta que sea real.
- ¿Cómo muestro a alguien que trabaja para dos personas?
- Línea continua al jefe que decide su sueldo, su desempeño y su carrera; línea punteada a la persona que dirige su trabajo. Las asistentes suelen ser quienes saben cuál es cuál, y dibujar las dos le sirve más al directivo que elegir una y quedarse a medias.
- ¿Dónde debe aparecer la asistente en el organigrama?
- Al lado del directivo, no debajo. Una asistente no reporta a través del equipo directivo, y dibujarla como un reporte directo más la mete en una fila de personas a las que no gestiona ni pertenece. La mayoría de las herramientas lo llaman puesto de apoyo o de asistente; se dibuja a un lado de la línea de reporte.
Empieza con lo que ya tienes
Una hoja de cálculo, un PDF viejo, una captura del organigrama que hizo tu predecesora: cualquiera se convierte en un organigrama que puedes editar. Crearlo es gratis sea del tamaño que sea, y solo pagas cuando necesitas un archivo limpio para entregar.