Cómo hacer un organigrama en Excel
Excel puede darte un organigrama de dos maneras. SmartArt te entrega cajas en las que escribir, lo que está bien para un equipo de ocho y es un suplicio para una empresa de ochenta. O mantienes a las personas como filas, una por persona con una columna para su jefe, y dejas que algo dibuje el organigrama a partir de las filas. Las dos, con honestidad, abajo.
Las doce filas de la plantilla, dibujadas
La vía de SmartArt
Los pasos de Microsoft, que son los mismos en Excel, PowerPoint, Word y un mensaje de Outlook.
-
Inserta una jerarquía SmartArt
En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haz clic en SmartArt. En la galería Elegir un gráfico SmartArt, haz clic en Jerarquía, elige un diseño de organigrama, como Organigrama, y haz clic en Aceptar.
-
Escribe los nombres
Haz clic en una caja y escribe, o usa el panel de texto: haz clic en [Texto] y escribe, una línea por caja. También puedes pegar texto en el panel de texto, y su sangría se convierte en los niveles.
-
Agrega cajas donde van
Haz clic en la caja más cercana a donde va la nueva, y elige Agregar forma detrás o Agregar forma delante para un par, y Agregar forma debajo para un reporte. Agregar asistente pone una caja de asistente junto al jefe; solo está disponible en los diseños de organigrama.
-
Dale estilo, y para
La pestaña Diseño de las herramientas de SmartArt tiene colores y estilos. Y entonces el organigrama es un dibujo dentro de un libro, que es exactamente lo que pediste, y la razón de leer la siguiente sección.
Dónde se queda corto SmartArt
Cada caja se escribe a mano, y cada caja tiene una sola línea hacia arriba. Una persona que trabaja para dos se dibuja dos veces o no se dibuja. La propia página de Microsoft lo dice: para una línea más entre dos cajas, se dibuja a mano con Insertar, Ilustraciones, Formas, y esa línea no se mueve cuando las cajas se mueven. Una vacante es una caja que etiquetas "por cubrir" y que tienes que acordarte de actualizar. Una asistente es una forma especial que añades después. Y cuando la empresa cambia, el organigrama no: alguien abre el archivo, encuentra la caja, hace sitio y arregla las líneas, que después de la tercera reorganización es un trabajo para el que nadie tiene tiempo.
Nada de esto es un defecto de SmartArt. Es una herramienta de dibujo, y dibuja. El problema es solo que un organigrama no es en realidad un dibujo; es una lista de personas y de a quién reportan, y la imagen es una vista de la lista.
El complemento que hacía esto, y ya no existe
Durante unos años Excel tuvo una respuesta de verdad: el complemento Visio Data Visualizer, que dibujaba un organigrama desde una tabla de ID de empleado, nombres e ID de jefe, y lo actualizaba cuando cambiaba la tabla. Microsoft lo retiró. Su propio anuncio da las fechas: retirado de la tienda de complementos el 8 de diciembre de 2025 y apagado el 2 de marzo de 2026, fecha desde la cual los diagramas hechos con él ya no cargan. Los datos de las tablas se conservan.
Si un tutorial te dice que uses el Data Visualizer en Excel, es anterior a marzo de 2026. El asistente que sobrevive vive en Visio, como suscripción aparte.
La vía de la lista
Mantén a las personas como filas en Excel, y deja que el organigrama se dibuje a partir de ellas. Cuatro pasos, y el primero ya lo tienes hecho.
-
Una fila por persona
Nombre, cargo, departamento y a quién reporta, escrito como el nombre del jefe. Ese es todo el requisito. Tu sistema de RR. HH. ya exporta esta forma; si empiezas de cero, la plantilla de Excel tiene doce filas para sobrescribir.
-
Añade lo que un dibujo no puede sostener
Una columna Línea punteada para el segundo jefe. Una columna Apoyo, "sí" para una asistente. Una columna Tipo: empleado, contratista, practicante o vacante. Una fila con cargo y sin nombre es una vacante. Todo opcional; todos los encabezados que lee el importador están listados, y la comparación es tan flexible que "Reporta a" y "jefe" son la misma columna.
-
Impórtala
Abre orgchart.live, empieza un organigrama, elige Importar y suelta el libro. Se lee la primera hoja. Los jefes se emparejan por nombre, incluso escritos "Apellido, Nombre", solo con el apellido o con errores, y cada suposición se te lista antes de aplicarse.
-
Sigue editando en Excel, o aquí
El organigrama se diseña solo y se redibuja con cada cambio: arrastra una tarjeta a otro jefe, pliega un departamento, añade una vacante. Cuando la hoja cambie, impórtala otra vez. Cuando necesites una imagen, expórtala: el PNG es gratis, y el PDF, el SVG y un PowerPoint editable vienen con un pase o un plan.
Lado a lado
| SmartArt en Excel | Desde una lista, aquí | |
|---|---|---|
| Se empieza con | Cajas en las que escribir | Una hoja de cálculo, una fila por persona |
| Añadir a alguien | Agregar forma detrás, delante o debajo | Añadir una fila, o arrastrar una tarjeta |
| Alguien con dos jefes | Una línea por caja | Una línea punteada, desde una columna |
| Vacantes | Una caja que etiquetas tú | Una fila sin nombre, dibujada como vacante |
| Asistentes | Agregar asistente | Una columna de apoyo |
| Cuando algo cambia | Encontrar la caja, mover las demás | Cambiar la fila; el organigrama se redibuja |
| Sacarlo | Ya está en el libro | PNG gratis; PDF, SVG y PowerPoint con un pase o un plan |
| Coste | Parte de Excel | Gratis para crear, sea del tamaño que sea |
Los datos de SmartArt salen de las páginas de soporte de Microsoft y del aviso de retirada del Data Visualizer, leídos el 5 de septiembre de 2026. Si Microsoft cambia algo, esta página está mal hasta que se actualice.
Preguntas frecuentes
- ¿Excel puede hacer un organigrama automáticamente desde una lista de nombres?
- Ya no, por sí solo. El complemento Visio Data Visualizer hacía exactamente eso dentro de Excel, y Microsoft lo retiró: lo quitó de la tienda de complementos el 8 de diciembre de 2025 y lo apagó el 2 de marzo de 2026. El Asistente para organigramas de Visio sigue creando un organigrama desde una hoja de Excel, como suscripción aparte. O mantén la lista en Excel e impórtala aquí, que es gratis.
- ¿Cómo hago un organigrama en Excel con SmartArt?
- Pestaña Insertar, grupo Ilustraciones, SmartArt. En la galería elige Jerarquía, luego un diseño de organigrama como Organigrama, y haz clic en Aceptar. Escribe en las cajas o en el panel de texto, y usa Agregar forma detrás, delante o debajo para hacerlo crecer. Agregar asistente también está, y solo en los diseños de organigrama.
- ¿Puedo pegar mi lista de personas en SmartArt?
- En parte. Las instrucciones de Microsoft dicen que puedes copiar texto de otro sitio, hacer clic en [Texto] en el panel de texto y pegarlo, y la sangría de las líneas pegadas se convierte en la jerarquía. Lo que no puedes pegar es una columna con los nombres de los jefes: SmartArt no tiene idea de quién reporta a quién, así que la sangría la haces tú a mano.
- ¿Cuánta gente cabe en un organigrama de SmartArt?
- Tanta como puedas leer después de encogerla para que quepa en la hoja, que en la práctica es un equipo pequeño. Pasado eso, las cajas quedan demasiado pequeñas para leerse y el organigrama pide un segundo dibujo por departamento. Un organigrama hecho desde una lista pliega los equipos en lugar de eso, así que una empresa de varios cientos de personas sigue siendo legible.
- ¿La plantilla de Excel se abre en mi versión de Excel?
- Es un .xlsx normal con una hoja y sin macros, así que la abren cualquier Excel desde 2007, Excel para Mac, Excel para la web, Numbers y LibreOffice. La versión CSV se abre en cualquier sitio.
Deja la lista en Excel. Deja que el organigrama se dibuje solo.
Empieza por la plantilla o por la exportación de tu sistema de RR. HH., sigue editándola en Excel e impórtala cada vez que quieras el organigrama. Crearlo es gratis sea del tamaño que sea; solo pagas por un archivo limpio de salida.