Organigrama de un plan de contratación
Un plan de contratación es una lista de puestos, trimestres y cifras, y falla como fallan las listas: el octavo ingeniero se aprueba antes que el gerente que lo va a dirigir, dos equipos cuentan el mismo reemplazo, y nadie se da cuenta de que la responsable de ventas tendrá nueve reportes en el cuarto trimestre. Dibuja el plan como un organigrama, con cada puesto aprobado como una vacante donde va a reportar, y esos problemas se ven antes de que se abra una requisición. Aquí hay una empresa dibujada hoy y según el plan, y la secuencia para hacerlo.
Hoy
El plan, cuatro trimestres
La secuencia
Seis pasos, en este orden, porque cada uno es más barato antes que el siguiente.
Empieza por el organigrama que es verdad hoy
Exporta a las personas del sistema de RR. HH., importa la lista y corrige a los tres jefes que salen mal. Ponle fecha. Cada número del plan se mide desde este organigrama, y un plan medido desde un organigrama en el que nadie confía se discute antes de leerse.
Dibuja cada puesto aprobado como una vacante
Donde va a reportar, con el cargo con el que se publicará y el trimestre en que empieza, dentro del cargo. Aprobado significa aprobado: un puesto deseado, o presupuestado pero sin firma, no es una tarjeta. El organigrama es el plan, no la ambición.
Añade a los gerentes antes que a los reportes
Si un equipo va a pasar de ocho personas en el cuarto trimestre, su gerente es una tarjeta con un trimestre anterior al de los reportes que tendrá debajo, y los reportes cuelgan del gerente vacante, no de quien lleva el equipo hoy. Un plan que contrata a ocho ingenieros y después a un gerente ha contratado a un gerente para un equipo que ya tiene costumbres.
Comprueba el plan, no el hoy
Los tramos, las capas y las líneas punteadas se comprueban en el organigrama planificado, porque es el que tiene que funcionar. El de hoy ya sobrevivió; el plan todavía no. Las seis comprobaciones de abajo son las que más fallan.
Cuéntalo por departamento
La tabla de abajo se lee de los dos organigramas, no se escribe. Finanzas pone precio a las vacantes; personas las cubre; los gerentes que contratan ven su propia columna y la discuten una vez, en una reunión, en lugar de en doce.
Mantén el plan como el organigrama vivo
Cuando alguien empieza, la vacante se convierte en una persona. Cuando se cancela una requisición, su tarjeta se borra, no se anota. Al final de cada trimestre, exporta la vista de dirección para la junta; el organigrama completo se queda con quienes reclutan. El plan nunca es un documento aparte que haya que cuadrar con el organigrama, porque es el organigrama.
Qué comprobar en el plan
Seis comprobaciones. Cada una es un minuto en el organigrama dibujado y un trimestre de discusión en la hoja de cálculo.
Cada vacante tiene un trimestre
Una tarjeta sin trimestre es un deseo. El trimestre es cuando la persona empieza, no cuando se abre la requisición, y va primero en el cargo, para que sobreviva a todas las exportaciones y a todas las tarjetas estrechas.
El gerente va primero
El trimestre de un gerente vacante es anterior al de todos los reportes vacantes que tendrá debajo. Si no lo es, o el gerente todavía no hace falta, o los reportes se están contratando para el equipo de nadie.
Los reemplazos no son crecimiento
Un reemplazo conserva el asiento de quien se va: dibuja la vacante en su lugar con "reemplazo" en el cargo, y déjala fuera de la cuenta de crecimiento. Un plan que cuenta los reemplazos como plantilla nueva contrata a dos personas para un escritorio.
Un contratista que se convierte es un asiento
La contabilidad externa y el contador vacante son un asiento, no dos. Dale a la tarjeta del contratista el trimestre en que se va y a la vacante el trimestre en que empieza, y cuéntalo una vez.
Ningún tramo planificado pasa de ocho
La VP de ventas tiene tres reportes hoy y seis en el plan; con nueve, el plan necesita una tarjeta de gerente de ventas antes de la novena contratación, no después. Lee cada tramo en el organigrama planificado, no en el actual.
Cuatro trimestres, un organigrama
Los trimestres van en los cargos, no en organigramas separados. Un organigrama con todos los puestos aprobados se lee como un plan; cuatro organigramas se leen como cuatro discusiones, y el tercero siempre está desactualizado.
El plan por departamento
Leído de los dos organigramas de arriba, no escrito: la misma lista a la que finanzas pone precio y con la que trabaja quien recluta.
| Departamento | Hoy | Vacantes | Plan |
|---|---|---|---|
| Dirección | 1 | 0 | 1 |
| Ingeniería | 7 | 3 | 10 |
| Datos | 3 | 0 | 3 |
| Producto | 3 | 1 | 4 |
| Ventas | 4 | 3 | 7 |
| Éxito del Cliente | 3 | 1 | 4 |
| Marketing | 1 | 1 | 2 |
| Finanzas | 2 | 1 | 3 |
| Personas | 0 | 2 | 2 |
| Total | 24 | 12 | 36 |
La contabilidad externa cuenta como un asiento hoy y hasta el tercer trimestre; el contador la sustituye, así que finanzas crece en un asiento, no en dos. Un ingeniero se traslada del equipo de producto al de plataforma, lo que no cambia ningún total.
Presentar el plan
La junta quiere un organigrama y quienes reclutan quieren otro, y los dos salen del mismo archivo. Para la junta, exporta la vista de dirección: los reportes de la directora general con el tamaño planificado de cada equipo en el cargo, "Ingeniería, de 7 a 10", y los puestos directivos vacantes dibujados como vacantes, porque una responsable de personas que la junta no ha visto en un organigrama es una contratación que la junta no ha aprobado. Para los gerentes que contratan y para quienes reclutan, el organigrama completo, cada vacante con su trimestre, filtrado a su equipo cuando el conjunto es demasiado.
Lo que no recibe ninguno de los dos públicos es un organigrama por trimestre. Un organigrama, los trimestres en los cargos, y una tabla como la de arriba. Cuando alguien pregunta cómo queda la empresa en el segundo trimestre, la respuesta es el organigrama con las tarjetas del primer y el segundo trimestre cubiertas y el resto todavía vacantes, que es el mismo organigrama leído en otra fecha.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo se muestran las vacantes en un organigrama?
- Como tarjetas vacantes, dibujadas donde el puesto va a reportar, marcadas como vacantes en lugar de con un nombre de relleno, con el cargo con el que se publicará y el trimestre de inicio en el cargo. Una vacante dibujada tiene jefe, equipo y un lugar en un tramo, que es lo que le falta a una fila de la hoja de cálculo y lo que hace que el plan se pueda comprobar.
- ¿Un plan de contratación debe ser una hoja de cálculo o un organigrama?
- Las dos cosas, y son la misma lista. La hoja de cálculo guarda lo que un organigrama no debería: bandas salariales, números de requisición, aprobaciones. El organigrama muestra lo que una hoja de cálculo no puede: dónde reporta cada puesto, cómo queda el equipo cuando llega, y a quién le fuerza el tramo. Importa la lista y el organigrama se dibuja; sigue editando el organigrama y vuelve a exportar la lista.
- ¿Hasta dónde debe llegar el organigrama de un plan de contratación?
- Cuatro trimestres completos, con cada puesto aprobado como tarjeta. Más allá de un año los puestos no están aprobados y el organigrama sería ficción; dibuja en su lugar la vista de dirección con el tamaño planificado de cada equipo en el cargo, que además es el organigrama que la junta quiere ver.
- ¿Cómo se tratan los reemplazos en el plan?
- Conservando el asiento. Dibuja una vacante donde estaba quien se va, con "reemplazo" en el cargo y el trimestre en que empieza quien lo sustituye, y déjala fuera de la cuenta de crecimiento. El asiento está en el organigrama porque el equipo lo tiene; no es crecimiento porque el equipo ya lo tenía.
- ¿Quién es dueño del organigrama del plan de contratación?
- Una sola persona, normalmente la responsable de personas o el socio de finanzas que le pone precio. Los gerentes proponen puestos, finanzas los aprueba, la dueña los dibuja; nadie más edita el plan, y todo el mundo puede verlo. Un plan con tres editores son tres planes.
- ¿Qué pasa cuando el plan cambia?
- Cambia todos los meses, y el organigrama cambia con él. Una requisición cancelada se borra, una retrasada recibe un trimestre posterior, una contratación que empieza se convierte en una persona ese día. La exportación de fin de trimestre es el registro de lo que el plan fue; el organigrama vivo es lo que es.
Dibuja el plan, y luego contrata según el plan
Importa la lista de hoy, añade los puestos aprobados como vacantes, y el organigrama muestra el equipo que vas a contratar y cada tramo al que fuerza. Crearlo es gratis sea del tamaño que sea, y el plan se mantiene al día a medida que se cierran las ofertas.