Organigramas para consultores
El cliente te entrega un PDF de hace dos reorganizaciones y necesita el estado actual para el jueves. Luego tres opciones. Luego un entregable que siga funcionando cuando te hayas ido. El organigrama es un tercio de cualquier proyecto de diseño organizativo, y la mayoría de las herramientas que dibujan uno se hicieron para otra cosa.
Estado actual, tal como llegó
El estado actual en un día, no en una semana
El organigrama que construyes primero es contra el que se discutirá cada hallazgo, así que tiene que estar bien antes que ser ingenioso. Las fuentes, en el orden en que pedirlas.
La exportación de RR. HH.
La mejor con diferencia: una fila por persona, una columna de jefe, al día desde la última nómina. Pídela en la primera llamada; llega en la tercera.
La lista de plantilla de finanzas
A menudo más actual que la de RR. HH., porque es contra la que se paga el dinero. Suelen faltarle los jefes, que las entrevistas completan.
El último organigrama
Un PDF o una diapositiva, de hace dos reorganizaciones. Sigue siendo útil: es lo que el equipo directivo cree que es la estructura, y la distancia entre eso y la exportación es tu primer hallazgo.
Capturas y correos
Una foto del organigrama de la pared, un correo de "este es mi equipo". Una imagen o un PDF se pueden leer en un organigrama, con cada suposición listada; comprueba cada nombre contra una fuente antes de que entre en un entregable.
Llegue lo que llegue, impórtalo en lugar de redibujarlo. La lista de decisiones que tomó el importador —el jefe que emparejó por apellido, las dos filas que fusionó— es tu primera lista de preguntas para el cliente.
Qué leer en él
Antes de una sola entrevista. Seis cosas que un organigrama del estado actual muestra por sí solo, y cada una es una página del informe.
Tramos de más de diez y de menos de dos
La directora de operaciones con ocho supervisores y una planificadora; el director de ventas con un reporte. Los dos son hallazgos antes de que hayas entrevistado a nadie.
Capas frente a plantilla
Cuenta los niveles de la dirección general a la primera línea y ponlos frente al tamaño de la empresa. Con pocas capas el directivo es el cuello de botella; con demasiadas, nada se decide por debajo de la cima.
"Director de" uno
Los cargos se inflan más rápido de lo que crecen los equipos. Cada director de departamento con un solo reporte es una pregunta sobre qué necesita de verdad la empresa que sea esa función.
Líneas punteadas que nadie sabe explicar
Un responsable de seguridad y salud contratado por finanzas y dirigido por operaciones es normal; un cliente que no sabe decir por qué es el punto. Pregunta por cada línea punteada, y apunta quién responde.
Vacantes, y cuánto llevan abiertas
Un puesto abierto es una decisión que se tomó y no se ejecutó. Seis meses abierto es una decisión que se revirtió en silencio.
Funciones en dos sitios
Una directora de finanzas que también es el departamento de RR. HH.; calidad reportando a la dirección general mientras seguridad reporta a finanzas. El organigrama muestra las costuras; las entrevistas las explican.
Dibujar las opciones
Un organigrama por opción, con el nombre de lo que es —"Opción B, regional"—, con las mismas personas y los mismos colores de departamento en cada uno, para que el cliente compare estructuras y no dibujos. Mantén el estado actual intacto como línea base. Compara las opciones en lo que el organigrama puede medir: tramos, capas, vacantes y quién se mueve. Lo que no puede medir es para lo que están las entrevistas.
Expórtalos todos al mismo tamaño con los mismos ajustes. Una opción recomendada que casualmente está dibujada más grande se recomienda sola.
El entregable, y la entrega
PowerPoint, con cada tarjeta como forma editable, para la presentación. PDF o SVG para el informe. Un enlace de vista para el comité de dirección, para que miren la versión actual y no la que iba adjunta a un correo de hace tres semanas.
Y luego entrégalo como es debido. Construye el organigrama en la propia cuenta del cliente si la tiene, o comparte un enlace de edición para que se lo quede. Déjale también la hoja de cálculo. El proyecto termina; el organigrama no debería.
Confidencialidad
Un organigrama por cliente, con el nombre del cliente y la fecha. Nunca una página pública para datos de un cliente: las páginas públicas existen para que las empresas publiquen su propia dirección, y la estructura de un cliente no es tuya para publicarla. Comparte por enlace con personas concretas, y revoca el enlace cuando el proyecto se cierre; una exportación es un archivo, y se trata como cualquier otro archivo del cliente. Si los datos del cliente están bajo un acuerdo de confidencialidad o en un sector regulado, construye en su cuenta y no en la tuya desde el principio.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo poner el organigrama del cliente en mis propias diapositivas?
- Sí. Exporta a PowerPoint y cada tarjeta llega como una forma editable, así que el organigrama entra en tu plantilla y el cliente puede cambiar un nombre más adelante sin volver a llamarte. En el plan gratuito la exportación es un PNG con una pequeña línea al pie; los formatos limpios y editables vienen con un plan o con un pase de tres días.
- ¿Cómo muestro la estructura actual y la propuesta una junto a la otra?
- Como dos organigramas con las mismas personas, exportados al mismo tamaño, en diapositivas enfrentadas, o en una sola si los dos son pequeños. Mantén el organigrama del estado actual intacto como línea base y haz de cada opción un organigrama aparte, para que una comparación sea una comparación y no una diferencia entre ediciones.
- ¿Los datos del cliente están seguros?
- Los organigramas son privados de la cuenta que los creó. Un enlace compartido muestra un organigrama a quien lo tenga y se puede revocar; una página pública es un paso aparte y deliberado, con una lista de consentimiento, y no es algo para usar con datos de un cliente. La política de privacidad (en inglés) tiene el detalle, y está escrita para leerse.
- ¿Y si la estructura del cliente solo existe en un PDF o una captura?
- Impórtala. Un PDF o una imagen se leen en un organigrama, y cada decisión tomada al leerlos —un duplicado fusionado, un jefe supuesto, un nombre que podría ser un cargo— se lista para que la compruebes. Es un punto de partida y ahorra la tarde; no es un registro hasta que lo hayas comprobado con el cliente.
- ¿Qué tamaño de organigrama admite?
- Crearlo es gratis sea del tamaño que sea. Pasadas unas ciento veinte personas visibles, el organigrama pliega sus niveles inferiores automáticamente para seguir siendo legible, y abres la rama que necesitas. Una empresa entera de varios cientos de personas va bien; la pregunta es qué necesita ver el lector, no qué puede dibujar la herramienta.
Un proyecto, un pase
Crear es gratis, y un pase de tres días desbloquea exportaciones limpias y editables la semana en que vence el entregable. Construye en la cuenta del cliente si la tiene, o comparte un enlace de edición cuando hagas la entrega: un organigrama que vive en el portátil de un consultor caduca el día en que se paga la factura.