Organigramas para una fusión
Dos empresas, dos organigramas que no encajan, y una fecha para la que todo el mundo tiene que saber a quién reporta. El organigrama de integración es el documento que todos los frentes de trabajo terminan usando, lo hayan planeado o no; así que constrúyelo pronto, marca lo que está decidido y lo que no, y mantenlo al día durante los primeros cien días.
Día 1
Dos organigramas que no encajan
Lo primero que revela un organigrama de integración es que las dos empresas usan palabras distintas para el mismo puesto, y la misma palabra para puestos distintos. Una tiene un director de operaciones y la otra un gerente de operaciones; una llama gerente de planta a quien dirige un sitio y la otra jefe de planta; una tiene jefes de equipo donde la otra tiene supervisores de turno. Las capas también difieren: la empresa adquirida suele tener una más, o una menos, entre la cima y la planta.
Normaliza antes de dibujar. Una tabla corta, acordada por los dos equipos de RR. HH., de en qué se convierte cada cargo en el organigrama combinado. Es una hora de trabajo, evita una docena de discusiones, y es la columna de la hoja de cálculo que hace limpia la importación fusionada.
| Northbrook | Ellery | Organigrama combinado |
|---|---|---|
| Director de Operaciones | Gerente de Operaciones | Director de Operaciones |
| Gerente de Planta | Jefe de Planta | Gerente de Planta |
| Supervisor de Turno | Jefe de Equipo | Supervisor de Turno |
| Director Comercial | Gerente de Ventas y Marketing | Director Comercial |
| Contralor del Grupo | Contador General | Contralor |
| Representante de Atención al Cliente | Coordinador de Cuentas | Representante de Atención al Cliente |
Importa las dos, y luego fusiona
Importa primero la exportación de cada empresa en su propio organigrama, y míralos con honestidad antes de combinar nada. El organigrama de la empresa adquirida suele ser el más sorprendente: la estructura que le enseñaron al equipo de la operación es la de la última reorganización, no la de esta.
Después construye el organigrama combinado desde una sola hoja de cálculo: las dos exportaciones, una debajo de la otra, con una columna para la empresa de la que viene cada persona y la columna de jefe reescrita según la estructura combinada. Cuando el nuevo jefe de alguien está en la otra empresa, escribe el nombre tal como aparece en la exportación de esa empresa: el importador empareja a los jefes por nombre en todo el archivo, y corrige las diferencias de ortografía que dos sistemas de RR. HH. siempre tienen.
Lo que el Día 1 tiene que responder
El organigrama que la gente ve la primera mañana hace cuatro cosas. Todo lo demás puede esperar; ninguna de estas.
Los dos niveles de arriba, decididos
Quién reporta a quién desde la dirección general dos capas hacia abajo no es opcional el Día 1. Todo lo de abajo puede ser provisional; esto no, porque todos los de abajo mirarán hacia arriba para saber dónde están.
La línea continua de cada empleado adquirido
Cada persona de la empresa adquirida necesita un jefe en el organigrama combinado, aunque sea su jefe de antes. Una persona sin línea es una persona que ha empezado a buscar.
Lo abierto, dibujado como abierto
Los puestos aún no decididos —normalmente aquellos por los que compiten dos personas— van en el organigrama como vacantes con el cargo combinado. Un espacio vacío se lee como "se olvidaron de nosotros"; una tarjeta vacante se lee como "están decidiendo".
Lo transitorio, punteado
El equipo directivo adquirido conserva líneas punteadas a su gente de antes durante el primer trimestre, y el organigrama dice cuándo terminan esas líneas. Es la diferencia entre una transición y una guerra de territorios.
Quién ve el organigrama, y cuándo
Antes del cierre: el equipo de la operación, el responsable de integración y quien hayan autorizado los abogados, por enlace de vista, sin exportaciones. El Día 1: el organigrama anunciado, en todas partes a la vez; el mismo archivo en cada presentación y el enlace compartido activo para que la gente pueda encontrarse. Después: el enlace vivo, y una exportación con fecha cada semana para el comité de dirección.
El organigrama que circula antes de tiempo es el que dice quién pierde su puesto. Trata el borrador como tratarías la propia operación.
Los primeros cien días
El organigrama cambia cada semana. Los cargos se asientan, las vacantes se deciden una a una, las líneas punteadas caducan en las fechas que escribiste y las etiquetas de "ex-" desaparecen. Dale un solo dueño —el responsable de integración— y haz que el organigrama sea el registro que los frentes de trabajo actualizan, y no una imagen que alguien redibuja desde sus notas.
Al final, vuelve a importar desde el sistema de RR. HH. combinado. Todo aquello en lo que no coincida con el organigrama es la lista de lo que la integración se dejó.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo muestro dos líneas de reporte durante la transición?
- Línea continua al jefe nuevo, línea punteada al líder anterior, y una fecha en la nota para cuando desaparece la punteada. Dibújalo. La alternativa es que cada uno actúe según la línea que le convenga, y que el equipo directivo adquirido dirija en silencio una empresa dentro de la empresa.
- ¿El organigrama debería mostrar de qué empresa viene cada persona?
- Durante la transición, sí, en el cargo: "Director de Finanzas (ex-Ellery)" le dice a todos lo que necesitan saber sin leyenda. Después quítalo, en una fecha que tú elijas, todo a la vez. El día en que el organigrama deja de decir "ex-" es el día en que la fusión termina para la mayoría, así que conviértelo en una decisión y no en un accidente.
- ¿Qué hacemos con dos personas en el mismo puesto?
- Dibuja el puesto combinado como vacante, con las dos personas reportando a él, hasta que se decida. Después una toma el puesto y la otra recibe un puesto nuevo o un cargo de transición con fecha de fin. Nunca dejes a las dos con sus cargos viejos y sin línea entre ellas: eso no es una estructura, es una pregunta que nadie ha hecho en voz alta.
- ¿Cuándo entra el organigrama combinado en el sistema de RR. HH.?
- Después del Día 1, cuando la primera ola de cambios se haya asentado; lo típico es a final del primer mes. Cárgalo desde la hoja de cálculo del organigrama y no a mano, y trata el organigrama como la fuente hasta entonces: los sistemas serán dos empresas de excepciones durante un tiempo.
- ¿Podemos importar el organigrama de la otra empresa antes de cerrar la operación?
- Solo si lo dicen los abogados. Antes del cierre, los datos de empleados de la empresa objetivo suelen estar restringidos a un equipo limpio, y el propio organigrama de integración es confidencial de la operación. Construye el organigrama del Día 1 con las personas autorizadas a verlo, compártelo por enlace a personas concretas y no exportes nada hasta que se anuncie.
Un solo organigrama, desde antes del Día 1 hasta después del día 100
Importa las dos empresas desde sus exportaciones, dibuja la estructura combinada con las líneas de transición, y compártela por enlace para que el comité de dirección esté siempre mirando la versión actual. Crearlo es gratis; exporta cuando llegue el momento de anunciar.