Cómo planificar una reorganización con un organigrama
Una reorganización es un organigrama antes que cualquier otra cosa, y la versión que bosquejas primero es la que la gente recuerda. Así que dibújala bien, en un organigrama que nadie más pueda ver, pruébala, y anúnciala con una imagen que ya esté bien. La secuencia, abajo, con un ejemplo: las mismas dieciocho personas, antes y después.
Hoy
Propuesta
La secuencia
Seis pasos, en este orden, porque cada uno es más barato antes que el siguiente.
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Empieza por un organigrama que sea verdad
El primer borrador del futuro es una imagen exacta del presente. Exporta a las personas del sistema de RR. HH., impórtalas y corrige lo que salga mal: siempre hay tres personas cuyo jefe en el sistema no es su jefe en la vida real. Ponle fecha al resultado. Si el organigrama actual está en disputa, cada conversación sobre el nuevo empieza con una discusión sobre el viejo.
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Haz el borrador en un segundo organigrama
Deja en paz el organigrama actual y haz del borrador uno aparte: importa la misma exportación otra vez y cámbiale el nombre. La línea base sigue siendo verdad y el borrador es un documento que puedes tirar. No lo compartas. Cuando dos o tres personas tengan que verlo, mándales un enlace de vista y no una exportación: una imagen exportada es la versión que se reenvía, y un borrador reenviado ya no es un borrador.
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Prueba el borrador
Contra las seis comprobaciones de abajo. Este es el paso que se salta, y es la razón por la que la mayoría de las reorganizaciones se vuelven a reorganizar antes de un año.
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Dibuja la transición, no solo el destino
Durante más o menos un trimestre, algunas personas tendrán dos jefes: el nuevo, y el viejo para el que siguen terminando cosas. Dibújalo como línea punteada y dale una fecha de fin en la nota bajo el organigrama. Una transición que no se dibuja es una transición que se negocia en los pasillos.
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Anuncia con un solo organigrama
El equipo directivo ve el organigrama final dos días antes que el resto, para que nadie se entere de su propio cambio en una sala de doscientas personas. Luego una sola exportación, el mismo archivo en todas las presentaciones. Luego el enlace compartido se convierte en el organigrama vivo. Luego RR. HH. actualiza el sistema desde el organigrama, no el organigrama desde el sistema.
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Cuenta con que estará mal durante seis semanas
El organigrama cambia a diario después de un anuncio, mientras los cargos se asientan y la gente se mueve. Dale un solo dueño, sigue editando el organigrama vivo y no la presentación, y cuando se asiente el polvo vuelve a importar desde RR. HH. para atrapar lo que todos olvidaron mencionar.
Qué probar en el borrador
Seis comprobaciones. Un borrador que las pasa todas no es necesariamente correcto, pero uno que falla una no está listo.
Tramos de control
Nadie con más de unos ocho reportes directos salvo que el trabajo esté estandarizado, y nadie con uno. Un gerente de una persona es un cargo, no un equipo.
Capas
Cuéntalas antes y después. Una capa añadida cuesta un sueldo y un día de latencia en cada decisión; una capa eliminada le cuesta a alguien sus reportes. Las dos necesitan una frase de justificación.
Cada línea punteada, explicada
Si no puedes decir en una frase por qué existe una línea punteada y cuándo termina, es una línea continua que no has admitido.
Cada vacante, con su coste
Una tarjeta vacante en el borrador es una contratación. Dale un cargo, un mes de inicio y una cifra, o quítala.
Quién pierde un cargo
El organigrama lo leerán primero las personas que están en él. Encuentra a todos los que cambian de cargo, de reportes o de jefe, y decide quién se lo dice y cuándo, antes de que se lo diga el organigrama.
Las dos personas de las que trata en realidad
La mayoría de las reorganizaciones son una forma con aspecto de organigrama de resolver una o dos situaciones. Nómbralas en privado, y comprueba que el resto de la estructura no sea daño colateral.
Mantener el borrador en privado
El fallo más común de una reorganización es el borrador que se escapó. Rara vez se filtra a propósito: una captura en un mensaje, una exportación en una presentación, un organigrama abierto en una pantalla compartida. Las defensas son simples y tienen que ver sobre todo con el formato. Mantén el borrador como organigrama, no como imagen, hasta que sea definitivo. Compártelo con personas concretas mediante un enlace que puedas revocar, y revócalo cuando termine la revisión. No exportes hasta que la versión que se exporta sea la versión que se anuncia.
Y sé honesto con el número de personas que ven el borrador. Toda reorganización tiene un grupo pequeño que de verdad necesita darle forma y un grupo mucho mayor al que le gustaría. El público del organigrama es el primero; el segundo recibe el anuncio.
Preguntas frecuentes
- ¿El anuncio debería mostrar la estructura vieja junto a la nueva?
- Internamente, no. La gente se busca en la vieja, encuentra el cambio y deja de leer. Muestra la nueva estructura y, aparte, una lista breve por escrito de qué cambia para quién. El par de antes y después es para quienes diseñan la reorganización, no para quienes la reciben.
- ¿Cómo muestro a alguien cuyo puesto cambia pero aún no está decidido?
- Déjalo donde está hoy y dibuja una vacante donde podría ir. Mover a una persona en un borrador que cualquier otro puede ver es una decisión, la hayas querido tomar o no, y es de las que viajan.
- ¿Cuántas capas son demasiadas?
- Para una empresa de menos de unas cien personas, tres por debajo de la dirección general sobran, y una cuarta merece una razón por escrito. Quitar una capa suele ser el cambio más doloroso: no es abstracto para la persona que deja de tener reportes.
- ¿Cuándo va el organigrama a RR. HH.?
- Después de que el equipo directivo lo haya visto y antes de la reunión general. RR. HH. necesita el organigrama para actualizar el sistema, preparar las cartas y responder a las preguntas; nada de eso puede hacerse a partir de un rumor, y todo tarda más que el anuncio.
- ¿Y las personas que no se mueven?
- Son la mayoría. Su organigrama no cambia, y el anuncio debería decirlo con esas palabras. El silencio sobre un equipo se lee como "todavía no", y el equipo se pasará dos semanas esperando la segunda parte.
Dibújalo antes de decirlo
Importa la estructura actual desde una hoja de cálculo, guárdala como línea base y haz el borrador de la nueva al lado. Crearlo es gratis sea del tamaño que sea; la exportación es lo único que se paga, y es lo último que vas a necesitar.