Qué es un organigrama
Un organigrama es el dibujo de quién reporta a quién en una organización: una tarjeta por persona o puesto, una línea de cada una hasta su jefe, en capas de arriba abajo. Muestra la forma de una empresa de un vistazo, y por eso un nuevo empleado, una junta directiva y una reorganización empiezan todos pidiendo uno.
Un organigrama
Qué muestra
- Quién reporta a quién: las líneas continuas, que son todo el sentido del dibujo.
- Cargos y departamentos, para saber qué hace cada persona y en qué parte de la empresa está.
- Los niveles: cuántas capas hay entre la cúpula y el trabajo.
- Los tramos de control: cuántas personas tiene cada jefe.
- Las vacantes, si el organigrama es honesto con ellas, y los segundos jefes como líneas punteadas.
Qué no muestra
- Cómo fluye el trabajo de verdad. La mayor parte cruza las líneas en lugar de seguirlas.
- La jerarquía entre ramas. Una tarjeta en la tercera fila de un departamento no está por debajo de una en la segunda fila de otro.
- Quién habla con quién, en quién se confía, quién decide de verdad. Una asistente al lado de la dirección general suele saber más que la segunda fila.
- Sueldos, desempeño ni nada personal, que pertenecen al expediente de RR. HH. y no a un dibujo que la gente reenvía.
Las partes de un organigrama
Diez cosas, y la plantilla de doce filas de abajo lleva una de cada.
Las partes, en un solo organigrama
Tarjeta
Una persona o un puesto: nombre, cargo, departamento, a veces una foto. La tarjeta es la unidad; todo lo demás del organigrama es una relación entre tarjetas.
Línea continua
Reporta a. Va de una tarjeta hasta su jefe. Una por tarjeta, y eso es lo que hace del organigrama un árbol.
Línea punteada
Un segundo jefe: el líder de proyecto en una matriz, la dirección de la disciplina en una empresa por equipos, la directora general a la que también responde una directora de marca. Siempre explicada en una frase en alguna parte.
Puesto de apoyo
Una tarjeta al lado de su jefe y no debajo: una asistente, un jefe de gabinete, un asesor. Apoya al jefe y no tiene reportes propios en esa línea. En inglés, staff.
Vacante
Una tarjeta con cargo y sin nombre. Un plan dibujado, para que quien lo lea vea el hueco como algo previsto y no como un descubrimiento.
Contratista, practicante
Marcas en una tarjeta para quienes están en el organigrama pero no en la nómina de la forma habitual, para que se vea cuánta organización es permanente.
Colores por departamento
Un color por departamento, para que la forma de cada función se lea sin los cargos.
La raíz
La tarjeta de arriba, sin jefe: una dirección general, un dueño, una junta o un concejo. Lo que va por encima de la raíz es una decisión, y los ejemplos del hospital y del gobierno municipal dan dos respuestas.
Niveles y tramos
No se dibujan, pero se leen: cuenta las filas para los niveles y las tarjetas bajo cada jefe para los tramos. Son lo primero que comprueba quien conoce las organizaciones.
Fecha y dueño
Faltan en la mayoría de los organigramas y no deberían: cuándo fue verdad por última vez, y a quién avisar cuando deje de serlo.
Para qué sirve un organigrama
La misma lista, dibujada para lectores distintos. El público decide la profundidad, y cada uno de estos usos tiene su propia guía.
La incorporación
El primer documento que un nuevo empleado tiene abierto, para aprender los nombres y saber a quién preguntar.
Un informe para la junta o para inversores
La dirección dos niveles hacia abajo, exportada limpia, con las vacantes dibujadas.
Un plan de contratación
Las vacantes con mes de inicio, para que el presupuesto y el organigrama digan lo mismo.
Una reorganización
El organigrama de hoy y el propuesto, lado a lado, en un borrador que nadie más ve.
Una fusión
Dos organigramas que no encajan, y el del Día 1 con líneas de transición.
Un proyecto de consultoría
El estado actual del cliente en un día, y los hallazgos que un organigrama muestra antes de cualquier entrevista.
La supervisión
Un banco dibuja sus tres líneas de defensa como líneas de reporte, con auditoría interna reportando a la junta; un hospital dibuja a su cuerpo médico respondiendo ante la junta, al lado de la dirección.
Una página pública
Solo la dirección, con el consentimiento de cada persona, para que clientes y candidatos vean quién lleva la empresa.
Características de un buen organigrama
- Legible a la profundidad que necesita su lector: dos niveles para una junta, un departamento entero para un nuevo empleado, plegado por debajo.
- Honesto: las líneas punteadas que nadie escribió, las vacantes, los contratistas, la estructura con la que la empresa funciona de verdad.
- Uno solo, con fecha y dueño, compartido como enlace y no como archivo, para que todos vean la versión actual.
- Dibujado desde una lista, para que cuando cambie una fila cambie la imagen, en lugar de un dibujo que al mes está viejo.
- Sin nada que sea un problema si se reenvía, porque se reenviará.
Las palabras
Organigrama viene de organización y -grama, dibujo: el dibujo de una organización. En inglés es org chart, abreviatura de organizational chart, y organogram u organigram en el inglés británico. La estructura organizacional es la cosa en sí: cómo se divide la empresa y quién decide qué. El organigrama es el dibujo de esa estructura, y los dos se separan en cuanto el organigrama deja de mantenerse.
El primer organigrama moderno se suele atribuir al ferrocarril New York and Erie, en 1855: lo diseñó su superintendente general, Daniel McCallum, y lo dibujó el ingeniero George Holt Henshaw como un árbol, con la oficina del superintendente en la raíz y las divisiones del ferrocarril en las ramas. El original está en la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos. Se hizo por la misma razón por la que se siguen haciendo: el ferrocarril había crecido demasiado para caber en la cabeza de nadie.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué muestra un organigrama?
- Quién reporta a quién, con el cargo y el departamento de cada persona, en capas desde arriba. Leído con cuidado también muestra cuántos niveles tiene la organización, cuántas personas tiene cada jefe, dónde están las vacantes y, si las líneas punteadas están dibujadas, quién responde ante dos personas. No muestra cómo fluye el trabajo, quién es más senior entre ramas, ni nada sobre sueldos o desempeño.
- ¿Cuáles son las partes de un organigrama?
- Tarjetas, una por persona o puesto; líneas continuas de cada tarjeta hasta su jefe; líneas punteadas para los segundos jefes; puestos de apoyo al lado de un jefe y no debajo; vacantes dibujadas como tarjetas sin nombre; marcas para contratistas y practicantes; y un color por departamento. La raíz es la tarjeta de arriba, sin jefe. Un buen organigrama lleva además una fecha y el nombre de quien lo mantiene.
- ¿Qué diferencia hay entre un organigrama y la estructura organizacional?
- La estructura es cómo está dividida de verdad la empresa y quién decide qué; el organigrama es el dibujo de esa estructura. Una empresa tiene estructura la dibuje alguien o no. El organigrama solo vale mientras coincide con ella, y por eso conviene dibujarlo desde una lista que cambia cuando cambia la gente.
- ¿Quién debe aparecer en un organigrama?
- Todos los que estén en el ámbito de su lector, decidiendo primero el ámbito: la dirección para una junta, un departamento para un nuevo empleado, todos para RR. HH. Contratistas, agencias y practicantes van marcados como lo que son; las vacantes van como vacantes; quienes se van y aún no lo han dicho, no.
- ¿El organigrama muestra la jerarquía entre departamentos?
- Solo dentro de una rama. Una tarjeta está debajo de la tarjeta a la que reporta; eso es todo lo que significa una fila. Dos tarjetas en la misma fila de departamentos distintos pueden ser una directora y un coordinador, y una tarjeta en la tercera fila de un departamento grande suele estar por encima de una en la segunda fila de uno pequeño. Lee los cargos, no las filas.
- ¿Cuáles son las características de un buen organigrama?
- Es legible a la profundidad que necesita quien lo lee, es honesto con las líneas punteadas, las vacantes y los contratistas, es uno solo con fecha y dueño, se comparte como enlace y no como archivo, se dibuja desde una lista para que cambie cuando cambia una fila, y no lleva nada que sea un problema si se reenvía.
- ¿Cada cuánto se actualiza un organigrama?
- Cada vez que alguien entra, sale o cambia de puesto, y por eso un organigrama dibujado desde una lista gana a un dibujo: cambias la fila y la imagen sigue. Si no, vuelve a importar desde el sistema de RR. HH. cada trimestre, y ponle fecha para que quien lo lea sepa cuánto fiarse.
- ¿Qué es el tramo de control?
- El número de personas que reportan directamente a un mismo jefe. Entre cinco y ocho es lo habitual; por encima de unos ocho el jefe deja de dirigir y empieza a repartir, y por debajo de dos es un cargo y no un equipo. Un organigrama muestra todos los tramos de un vistazo, y es una de las razones principales para dibujar uno.
Ahora dibuja el tuyo
Si tienes una lista de nombres y de a quién reporta cada uno, el organigrama está a unos minutos: impórtala y el motor lo dibuja, con líneas punteadas, tarjetas de apoyo y vacantes incluidas. Crearlo es gratis sea del tamaño que sea.