Cómo hacer un organigrama
Un organigrama es una lista de personas y de a quién reportan, dibujada. Ese es todo el secreto, y la mayoría de las formas de hacer uno fallan por empezar por el dibujo. Aquí está el orden que funciona: primero la lista, al final la imagen, y una comprobación en medio. Lleva una tarde para una empresa de cien personas, y unos cuatro minutos para un equipo de doce.
Doce filas, dibujadas
Seis pasos, en este orden
Cada uno es más barato antes que el siguiente. El dibujo es el paso cuatro por una razón.
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Empieza por la lista, no por las cajas
Una fila por persona: nombre, cargo, departamento y a quién reporta. Expórtala del sistema de RR. HH., o escribe en una hoja de cálculo las dos columnas que importan, nombre y jefe; las plantillas tienen cada columna rellena como ejemplo. Dos personas que escriben distinto el nombre de un jefe, alguien cuyo jefe se fue en marzo, un departamento que existe con tres grafías: la lista te enseña todo eso antes que cualquier dibujo.
Esa lista es el organigrama. Todo lo que viene después de este paso es una vista de ella, y por eso un organigrama dibujado a mano está viejo al mes y uno dibujado desde una lista no: cuando cambia una fila, cambia la imagen.
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Decide para quién es el organigrama
El público fija la profundidad y el contenido. Un informe para la junta quiere a la dirección general y dos niveles, exportados limpios. La incorporación quiere cada nombre y cargo del departamento del nuevo empleado. Un plan de contratación quiere las vacantes dibujadas como tales, con mes de inicio. Una página pública quiere solo a la dirección, con el consentimiento de cada persona. La misma lista alimenta las cuatro, y el error es un solo organigrama que intenta ser las cuatro.
Sea cual sea el público, da por hecho que el organigrama se reenviará a alguien a quien no iba dirigido. Lo que sería un problema entonces no debe estar ahora.
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Elige la estructura, o admite la que tienes
Funcional, agrupada por lo que hace la gente. Divisional, agrupada por mercado, producto o región. Matricial, una disciplina para la carrera y un proyecto para el trabajo, dibujada con líneas continuas y punteadas. Plana, todos bajo el fundador. Casi toda empresa es alguna mezcla, y los ejemplos muestran cada una bien dibujada, por estructura y por sector. La página de tipos dibuja los nueve, incluidos el de línea y staff, el de equipos y el de red, y los compara en una tabla.
Dibuja la estructura con la que la empresa funciona de verdad, no la de la presentación de estrategia. Las líneas punteadas que nadie escribió son lo más útil del organigrama, y la razón por la que un nuevo empleado lo tiene abierto toda la semana.
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Dibújalo desde la lista
Importa la hoja de cálculo y deja que un motor de diagramación haga el dibujo: cada tarjeta colocada, los equipos anchos apilados bajo su jefe, las líneas trazadas sin cruzarse, y todo redibujado cuando mueves a alguien. Marca a las asistentes como apoyo para que queden junto a su jefe, a los segundos jefes como líneas punteadas, las vacantes como vacantes, y a contratistas y practicantes como lo que son. La guía de la hoja de cálculo lista cada columna que lee el importador y lo que corrige sin preguntar.
Si tienes que dibujar a mano, en Excel o en PowerPoint, no pases de unas veinte cajas y cuenta con redibujarlo. Pasado eso, el dibujo se convierte en el trabajo.
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Compruébalo
Seis cosas, y llevan diez minutos. Tramos de control de más de ocho, o de menos de dos: un jefe de una persona es un cargo, no un equipo. Capas frente a plantilla: una empresa de menos de cien personas con cuatro niveles bajo la dirección general debería poder decir por qué. Cualquiera sin jefe que debería tenerlo. Cada línea punteada explicada en una frase, con fecha de fin si la tiene. Cada vacante con cargo, mes de inicio y coste. Cada nombre escrito como lo escribe su dueño.
Después, que lo lean dos personas que conozcan la organización. Alguien de dentro siempre sabe de una línea que está mal, y prefiere decírtelo a ti que a la junta.
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Compártelo, y mantenlo al día
Un organigrama, no siete. Dale una fecha y un dueño. Comparte un enlace y no un archivo, para que la gente vea la versión actual y te reporte los errores en lugar de copiarlos; exporta una imagen fija solo para los documentos que no deben cambiar, como un informe para la junta. Cuando la lista cambie, cambia la fila o vuelve a importarla; cada trimestre, vuelve a importar desde RR. HH. para atrapar lo que nadie mencionó. La guía para asistentes está escrita para la persona que acaba siendo dueña de esto.
Qué poner
- Todas las personas del ámbito, con nombre, cargo y departamento, como las presentaría su jefe.
- A quién reporta cada persona, como línea continua, y los segundos jefes como líneas punteadas.
- Las vacantes como vacantes, con el cargo que tendrá el puesto.
- Contratistas, agencias y practicantes marcados como lo que son.
- Las asistentes al lado de su jefe, no debajo.
- Una fecha, y el nombre de quien lo mantiene.
Qué dejar fuera
- Sueldo, banda, bono, participación: nada sobre la remuneración.
- Direcciones, teléfonos personales, cumpleaños, nada del expediente de RR. HH.
- Evaluaciones de desempeño, notas de sucesión, riesgo de fuga, los nombres de quienes se van.
- Niveles por debajo de lo que el lector necesita. Dos suelen bastar; cinco son una pared.
- Fotos, salvo que el organigrama sea para incorporaciones y las personas hayan dado su acuerdo.
Para un trabajo concreto
Los pasos son los mismos; el énfasis cambia. Una reorganización son dos organigramas, hoy y propuesta, y un borrador que nadie más puede ver. Una fusión son dos listas con palabras distintas para los mismos puestos, y un organigrama del Día 1 con líneas de transición. Un proyecto de consultoría es el estado actual de un cliente en un día y un entregable que sobrevive a la entrega. La asistente de un directivo mantiene el único organigrama que todos usan de verdad.
Las herramientas, con honestidad
Para un organigrama dibujado desde una lista que tiene que seguir al día, usa algo que dibuje desde una lista: esto, gratis para crear sea del tamaño que sea. Para una primera mirada a una jerarquía, Google Sheets tiene un tipo de gráfico que lleva un minuto y se queda corto en las líneas punteadas. Para ocho personas en una diapositiva, SmartArt en el Office que ya tienes. Para un organigrama que vive entre diagramas de flujo y planos, Visio o Lucidchart, a sus precios. Cada guía dice dónde se queda corta la herramienta, según las páginas del propio fabricante.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué debe incluir un organigrama?
- Una tarjeta por persona con su nombre, cargo y departamento, conectada con la persona a la que reporta. Más allá de eso, lo que la gente suele dejar fuera y luego echa de menos: los segundos jefes como líneas punteadas, las asistentes como tarjetas de apoyo junto a su jefe, las vacantes como vacantes, y los contratistas marcados como contratistas. Ni el sueldo, ni los datos personales, ni más niveles de los que el lector necesita.
- ¿Cuál es la forma más fácil de hacer un organigrama?
- Desde una lista. Pon los nombres en una columna y el jefe de cada persona en la siguiente, añade cargos y departamentos si los tienes, e importa el archivo en una herramienta que diseñe el organigrama por ti. Un equipo de doce lleva unos minutos; una empresa de cien, una tarde, casi toda dedicada a revisar la lista. Dibujar cajas a mano es la forma más fácil de empezar y la más difícil de terminar.
- ¿Cómo se muestra a alguien que reporta a dos personas?
- Una línea continua al jefe que decide su sueldo, su desempeño y su carrera, y una línea punteada a la persona que dirige su trabajo. Dibuja las dos; elegir una es como el organigrama acaba medio mal. Si no puedes decir en una frase por qué existe la línea punteada y cuándo termina, es una línea continua que no has admitido.
- ¿Cuántos niveles debe tener un organigrama?
- Tantos como el lector necesite y ni uno más. Un informe para la junta muestra a la dirección general y dos niveles; un organigrama de incorporación muestra el departamento del nuevo empleado hasta abajo; el de una empresa entera de varios cientos de personas pliega sus niveles inferiores y deja que el lector abra la rama que necesita. Una empresa de menos de cien personas con más de tres capas bajo la dirección general debería poder decir por qué.
- ¿Las vacantes deben estar en el organigrama?
- Normalmente sí, dibujadas como vacantes con el cargo que tendrá el puesto. Una vacante en el organigrama se lee como un plan; una vacante descubierta después se lee como un hueco. Deja fuera solo el puesto que existe porque alguien se va y aún no lo ha dicho.
- ¿Cuál es el mejor programa gratis para hacer organigramas?
- Depende de lo que hagas. Para un organigrama dibujado desde una lista de personas que tiene que seguir al día, este: crearlo es gratis sea del tamaño que sea, y solo pagas por una exportación limpia. Para una primera mirada a una jerarquía, el gráfico integrado de Google Sheets lleva un minuto. Para un equipo de ocho en una diapositiva, SmartArt en el Office que ya tienes. Para un organigrama que vive entre diagramas de flujo y planos, Visio o Lucidchart, a sus precios. Las guías de cada uno dicen dónde se queda corto.
Tu lista ya es un organigrama
Si tienes nombres y a quién reporta cada uno, el resto es dibujar, y el dibujo se hace por ti. Importa la lista, revisa las suposiciones y comparte el enlace. Crearlo es gratis sea del tamaño que sea.