Ejemplo de organigrama de una pequeña empresa
Una empresa de plomería y calefacción de quince personas, dibujada en el momento en que la mayoría de las pequeñas empresas necesita un organigrama por primera vez: el dueño acaba de contratar a un segundo gerente, media empresa todavía le reporta por costumbre, y la contadora, el aprendiz y la agencia de marketing están en la nómina de tres formas distintas. El organigrama es la primera mirada honesta del dueño a lo que construyó.
Cómo suele estructurarse una pequeña empresa
Una pequeña empresa tiene un fundador arriba que hace varios trabajos, y lo primero que muestra el organigrama es cuáles. Aquí el dueño es director general, jefe de ventas y, hasta el año pasado, gerente de servicio. Ha contratado a un gerente de servicio y a un jefe de instalaciones, y el organigrama dibuja las dos líneas que de verdad ha soltado y las dos que no: la despachadora y la presupuestadora siguen reportándole, porque nadie ha decidido otra cosa. Eso no es un error que esconder; es para lo que sirve el organigrama.
La gerente de oficina está al lado del dueño, no debajo, porque ese es el trabajo: lleva la oficina, los teléfonos, el papeleo y la mitad de todo lo demás, y no es jefa de nadie en el campo. Dibujarla como puesto de apoyo la deja fuera de la línea de mando y dentro de la página, que es donde pertenece la persona que de verdad sabe lo que está pasando.
Luego, la gente que no es empleada, dibujada como lo que es. Una contadora a tiempo parcial por contrato, una agencia de marketing con honorarios mensuales, un aprendiz en formación: tres arreglos distintos que un organigrama con un solo tipo de caja aplanaría en quince empleados idénticos. Márcalos. Cuando la empresa pida un préstamo, licite un contrato o se venda, la primera pregunta es a cuánta gente emplea de verdad, y el organigrama ya debería saberlo.
Cargos típicos por nivel
El vocabulario que usan estos organigramas, de arriba abajo. Los cargos cambian según el país y la empresa; los niveles, no.
| Nivel | Cargos que verás |
|---|---|
| Dueño | Dueño, Fundador, Director General, Gerente General (cuando el dueño da un paso atrás) |
| Primeros gerentes | Gerente de Servicio, Gerente de Operaciones, Gerente de Oficina (apoyo), Jefe de Instalaciones o Capataz, Gerente de Ventas, Encargado de Taller |
| Oficina | Despachador, Presupuestador, Contador (a menudo a tiempo parcial o externo), Atención al Cliente, Asistente Administrativo, Marketing (a menudo una agencia) |
| Campo y oficio | Técnico Líder, Técnico de Servicio, Instalador, Aprendiz, Ayudante, Subcontratista (como contratista), Chofer |
Dónde fallan estos organigramas
Los organigramas de pequeña empresa fallan al fingir que el dueño ha delegado más de lo que ha delegado, de modo que el organigrama muestra un gerente de servicio y los técnicos siguen llamando al dueño; al dibujar a la gerente de oficina como un reporte cuando es la operación; al dejar fuera a los contratistas y a la agencia, de modo que la empresa parece más pequeña o más grande de lo que es; al dibujar a los familiares por parentesco; y al no dibujarse en absoluto hasta el día en que un banco, un comprador o un nuevo empleado lo piden.
Preguntas frecuentes
- ¿Una pequeña empresa necesita un organigrama?
- Desde más o menos el día en que contrata a su primer gerente. Antes de eso todos reportan al dueño y el organigrama es una lista. Después, el organigrama es donde el dueño decide, y todos ven, quién reporta a quién ahora; y es el primer documento que un banco, una aseguradora, un cliente grande o un comprador piden y que la empresa normalmente no tiene.
- ¿Dónde va un familiar en el organigrama de una pequeña empresa?
- En el trabajo que hace, con el cargo que tiene ese trabajo. Una esposa que lleva las cuentas es la contadora y reporta a quien reporte la contadora. La propiedad es otro documento. Dibujar el parentesco en el organigrama les dice a los nuevos empleados algo sobre cómo se toman las decisiones que el dueño probablemente no quiere decir.
- ¿Cómo muestro al personal a tiempo parcial, a los contratistas y a una agencia?
- Los empleados a tiempo parcial como empleados, con las horas en una nota si importa. Los contratistas —una contadora que factura, una cuadrilla subcontratada— como contratistas, bajo la persona que dirige su trabajo. Una agencia como una sola tarjeta de contratista bajo quien lleva la relación. Un aprendiz como aprendiz. Las distinciones son justo lo que preguntarán el contador, el banco y la autoridad fiscal.
- ¿Cuándo debería una pequeña empresa contratar a un gerente?
- Cuando el dueño tiene más de unos ocho reportes directos y está haciendo un trabajo que un gerente haría mejor que un dueño a medias. La señal suele ser el despacho: cuando programar el trabajo se ha vuelto el trabajo completo de alguien y el dueño sigue haciéndolo de noche, la siguiente contratación es un gerente, no otro técnico. Dibuja el organigrama con la vacante y la empresa verá el hueco antes de que el dueño se queme.
Otros sectores
- ManufacturaDos turnos, y calidad fuera de la línea de producción.
- LogísticaDespacho dirige el día; los supervisores dirigen a la gente.
- ConstrucciónOficina y obra, que se encuentran en cada proyecto.
- Startup de softwareEscuadras bajo un CTO; gerentes de producto con línea punteada.
- ONGLa junta arriba, los programas junto al dinero.
- ClínicaUna línea clínica y una línea administrativa, que se cruzan en enfermería.
- ColegioDepartamentos dirigidos por profesores que también gestionan.
- HotelSeis divisiones alrededor de un gerente general.
- Agencia de marketingLas disciplinas son dueñas de la gente; los equipos, del trabajo.
- Empresa de seguridadPuestos apilados bajo supervisores; una central de monitoreo 24 horas.
- Equipo de ventasRegiones para los que cierran, un equipo para los que abren, RevOps al lado.
- Firma contableUna pirámide de socios, tres líneas de servicio.
- Bufete de abogadosÁreas de práctica, y la parte administrativa que sostiene el bufete.
- IglesiaUn consejo que gobierna, un pastor que dirige, ministerios debajo.
- RestauranteSala y cocina, que se encuentran en el pase.
- Departamento de TIOperar, construir y proteger, bajo una sola dirección.
- Departamento de RR. HH.Business partners, especialistas y operaciones: los tres pilares.
- Gobierno municipalElectos arriba, designados abajo, y dos cargos que no dependen de la alcaldía.
- Empresa de servicios públicosCuadrillas en campo, un centro de control las 24 horas, y el regulador en la sala.
- BancoTres líneas de defensa, dibujadas como líneas.
- Agencia de reclutamientoEscritorios de ventas, escritorios de reclutamiento y una nómina de dos mil personas.
- HospitalDos jerarquías que se encuentran en la cama del paciente.
- Cadena de tiendasLa oficina central, el campo, y una tienda dibujada una sola vez.
O empieza desde una estructura — funcional, divisional, matricial o plana — o desde tu propia hoja de cálculo. Las guías cubren una reorganización, una fusión, el organigrama de una asistente y el entregable de un consultor.
Hazlo tuyo
Descarga la hoja de cálculo, cambia los nombres, impórtala y el organigrama se dibuja solo. O empieza en blanco y mueve a las personas hasta que sea verdad. Crearlo es gratis, sea del tamaño que sea.