Ejemplo de organigrama de una administradora de propiedades

Cómo suele estructurarse una administradora de propiedades

Una administradora de propiedades son dos negocios bajo un presidente. Los edificios de alquiler son el mayor: un gerente regional sobre un gerente por edificio, dibujados apilados con un edificio vacante, porque un edificio sin gerente es la vacante por la que llama el propietario. Cada gerente de edificio dirige un equipo de arrendamiento, un subgerente y mantenimiento, que va en el organigrama del edificio, salvo el supervisor de mantenimiento, que está dibujado aquí porque tiene dos líneas. Los condominios son el otro negocio, una directora sobre administradores que llevan cada uno una cartera de una decena de condominios, comunidades de propietarios en España, consorcios en Argentina, y el organigrama tiene cuidado con lo que no dibuja: las juntas. Una junta de vecinos es el cliente, elegida por los propietarios, y dirige el trabajo de la administradora sin emplearla; dibujada encima de ella se convierte en su jefa, y la línea de la propia empresa hacia ella desaparece.

Mantenimiento tiene un director que fija el estándar, dirige al técnico itinerante que cubre todos los edificios y tiene a los proveedores, el contratista de jardinería y nieve el primero, porque es la segunda partida del presupuesto de la mayoría de los edificios. El supervisor de mantenimiento de cada edificio reporta al gerente del edificio, dueño del día, y lleva una línea punteada al director de mantenimiento, dueño del oficio, del programa de seguridad y del estándar de entrega de cada apartamento; una empresa que dibuja solo una de esas líneas discute la otra cada invierno. La contralora lleva los libros, y el organigrama mantiene a la contralora lejos de la gente cuyos libros son: los contadores de propiedades y cuentas por pagar reportan a la contralora, no al gerente regional, porque el dinero es de los propietarios, en cuentas fiduciarias, y quien aprueba el gasto no debe supervisar a quien lo cuenta. El contador de condominios lleva treinta contabilidades de treinta entidades legales, con una línea punteada a la directora de comunidades cuyos administradores las necesitan cada mes.

Administración tiene personal, que contrata para los edificios tanto como para la oficina, marketing y arrendamiento, que lleva los anuncios y la web con la que alquila cada edificio y tiene al practicante, y el contratista de informática. Dos tarjetas reportan al presidente directamente y a propósito. La oficial de cumplimiento responde por la ley de vivienda justa, la ley antidiscriminación de Estados Unidos, por los cupos de renta asequible de dos de los edificios y por el expediente de ajustes razonables, y reporta al presidente en lugar de al regional al que audita, por la misma razón por la que un teniente de asuntos internos reporta a la jefa de policía. El bufete que lleva los desahucios, los cobros y la asesoría de los condominios es un contratista a su lado, en el organigrama porque un gerente de edificio lo llama cada semana y marcado porque la empresa no lo emplea.