Ejemplo de organigrama de una agencia de seguros
Una agencia de seguros independiente de unas veinticinco personas, dibujada alrededor de la división con la que vive toda agencia: los productores que traen las cuentas y cobran comisión, y las ejecutivas de cuenta que las conservan y cobran un sueldo. Son dos trabajos distintos con medidas distintas, y el organigrama los dibuja como líneas distintas bajo la directora, y luego muestra, con líneas punteadas, exactamente dónde se encuentran.
Cómo suele estructurarse una agencia de seguros
Una agencia vende pólizas y luego les da servicio durante años, y las dos mitades las hace gente distinta. Los productores venden: prospectan, cotizan, cierran y renuevan, y cobran comisión, a veces como empleados y a veces no. Las ejecutivas de cuenta y los representantes de servicio atienden: renovaciones, endosos, certificados, siniestros, el teléfono. Dibuja a los productores bajo un director de ventas como un solo equipo vendan lo que vendan, y dibuja el servicio bajo gerentes por línea de negocio, porque un productor que dirige a la gente que atiende su cartera pondrá siempre su renovación por delante de las de los demás.
Las líneas de negocio son departamentos porque el trabajo es distinto. Líneas comerciales son renovaciones que se colocan con las aseguradoras, certificados por cientos y cambios a mitad de vigencia, con un especialista en colocación que lleva al mercado las cuentas complicadas y, en muchas agencias, la emisión de certificados enviada a un proveedor externo, dibujado aquí como contratista. Líneas personales es volumen y teléfono: hogar, auto y responsabilidad civil, atendidas por representantes de servicio. Beneficios es la inscripción anual y el cumplimiento. Cada una tiene un gerente dueño de la retención y del estándar de servicio, con las ejecutivas de cuenta apiladas debajo.
Las líneas punteadas son donde ventas y servicio se encuentran. Un productor que escribe solo líneas personales o solo beneficios está con los demás productores bajo el director de ventas y tiene línea punteada al gerente cuyas cuentas escribe; la ejecutiva de cuenta senior que atiende ella sola la cartera del productor principal tiene línea punteada a ese productor, porque con él pasa el día. Operaciones es la administración: contabilidad y comisiones, licencias y cumplimiento, recepción, una empresa externa de TI como contratista. La gestora de siniestros reporta a la directora y no a ninguna línea, porque un siniestro es donde se pone a prueba la promesa de la agencia, y quien la cumple no debería responder ante el productor cuyo cliente reclama.
Cargos típicos por nivel
El vocabulario que usan estos organigramas, de arriba abajo. Los cargos cambian según el país y la empresa; los niveles, no.
| Nivel | Cargos que verás |
|---|---|
| Dirección | Directora de la Agencia, Presidente, Propietario, Socio; Director de Ventas, VP de Ventas; Gerente de Operaciones, Gerente de Agencia |
| Gerentes | Gerente de Líneas Comerciales, Gerente de Líneas Personales, Gerente de Beneficios, Gerente de Colocación, Gerente de Siniestros |
| Productores y servicio | Productor Senior, Productor, Ejecutivo Comercial, Consultor de Beneficios; Ejecutiva de Cuenta Senior, Ejecutiva de Cuenta, Representante de Servicio, Asistente de Cuenta, Ejecutiva de Beneficios, Gestora de Siniestros, Especialista en Certificados |
| Apoyo | Especialista en Contabilidad y Comisiones, Coordinadora de Licencias y Cumplimiento, Recepcionista, Asistente Ejecutiva; proveedores de emisión de certificados, TI y contabilidad (como contratistas) |
Dónde fallan estos organigramas
Los organigramas de agencias fallan por dibujar a los productores como jefes de las ejecutivas de cuenta que atienden sus carteras; por enterrar líneas personales bajo comercial, donde pierde todas las discusiones de prioridad; por poner a la gestora de siniestros bajo un productor o una línea, de modo que quien defiende al cliente responde ante quien le vendió la póliza; por dejar fuera al proveedor de certificados y a la empresa de TI, de modo que tres ejecutivas parecen emitir todos los certificados; por hacer que licencias y cumplimiento no sean trabajo de nadie; y por darle a la directora a todos los productores como reportes directos sin un líder de ventas en medio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo se estructura una agencia de seguros independiente?
- Una directora sobre dos líneas: ventas, es decir, productores bajo un director de ventas, y servicio, es decir, ejecutivas de cuenta y representantes de servicio bajo gerentes de líneas comerciales, líneas personales y beneficios. Operaciones lleva contabilidad y comisiones, licencias y cumplimiento y la recepción, y una gestora de siniestros reporta a la directora. Por debajo de unas diez personas la directora es el director de ventas y un solo gerente lleva todas las líneas; dibuja las líneas de todos modos.
- ¿Los productores deben reportar a los gerentes de línea?
- No. Los productores reportan a un líder de ventas y tienen línea punteada al gerente cuyas cuentas escriben. Un productor bajo la gerente de líneas comerciales se mide por retención cuando su trabajo es el negocio nuevo; las ejecutivas de cuenta bajo un productor atienden primero sus renovaciones y después las de los demás. Líneas separadas, con líneas punteadas donde se encuentran, mantienen honestos a los dos trabajos.
- ¿Dónde va la gestora de siniestros en el organigrama?
- Bajo la directora, al lado de las líneas y no dentro de una. La gestora lleva el siniestro en nombre del cliente frente a la aseguradora, y no debería reportar al productor que vendió la póliza ni al gerente cuya retención amenaza el siniestro. En una agencia pequeña el puesto es el segundo sombrero de una ejecutiva senior; dibújalo como puesto de todos modos, para que el cliente sepa a quién llamar.
- ¿Los proveedores externos de certificados y de TI van en el organigrama?
- Sí, como contratistas bajo el gerente que dirige su trabajo. Un proveedor que emite cientos de certificados al mes es un tercio de la producción del equipo de líneas comerciales; una empresa externa de TI es el departamento de TI de la agencia. Un organigrama sin ellos muestra una agencia que no podría pasar una temporada de renovaciones con la gente que tiene.
Otros sectores
- ManufacturaDos turnos, y calidad fuera de la línea de producción.
- LogísticaDespacho dirige el día; los supervisores dirigen a la gente.
- ConstrucciónOficina y obra, que se encuentran en cada proyecto.
- Startup de softwareEscuadras bajo un CTO; gerentes de producto con línea punteada.
- ONGLa junta arriba, los programas junto al dinero.
- ClínicaUna línea clínica y una línea administrativa, que se cruzan en enfermería.
- ColegioDepartamentos dirigidos por profesores que también gestionan.
- HotelSeis divisiones alrededor de un gerente general.
- Agencia de marketingLas disciplinas son dueñas de la gente; los equipos, del trabajo.
- Empresa de seguridadPuestos apilados bajo supervisores; una central de monitoreo 24 horas.
- Equipo de ventasRegiones para los que cierran, un equipo para los que abren, RevOps al lado.
- Firma contableUna pirámide de socios, tres líneas de servicio.
- Bufete de abogadosÁreas de práctica, y la parte administrativa que sostiene el bufete.
- IglesiaUn consejo que gobierna, un pastor que dirige, ministerios debajo.
- RestauranteSala y cocina, que se encuentran en el pase.
- Departamento de TIOperar, construir y proteger, bajo una sola dirección.
- Departamento de RR. HH.Business partners, especialistas y operaciones: los tres pilares.
- Gobierno municipalElectos arriba, designados abajo, y dos cargos que no dependen de la alcaldía.
- Empresa de servicios públicosCuadrillas en campo, un centro de control las 24 horas, y el regulador en la sala.
- BancoTres líneas de defensa, dibujadas como líneas.
- Agencia de reclutamientoEscritorios de ventas, escritorios de reclutamiento y una nómina de dos mil personas.
- HospitalDos jerarquías que se encuentran en la cama del paciente.
- Cadena de tiendasLa oficina central, el campo, y una tienda dibujada una sola vez.
- Pequeña empresaUn dueño, dos gerentes, y los trabajos que el dueño todavía hace.
- Departamento de finanzasContabilidad cierra los libros; planificación dice qué significan.
- Departamento de marketingDemanda, producto, marca, y las operaciones bajo las tres.
- Departamento de atención al clienteEquipos en el piso; calidad, formación y turnos a su lado.
- Departamento de ingenieríaEquipos de producto bajo una VP de ingeniería; plataforma, datos y seguridad bajo el CTO.
- Departamento de operacionesCadena de suministro, almacén y envíos, y las funciones que mantienen honestos a los dos.
- Departamento de productoProducto, diseño, investigación y las operaciones que los miden.
- Empresa de consultoríaTres prácticas, una firma detrás, y ningún proyecto en el organigrama.
- InmobiliariaAgentes que no son empleados, en el organigrama de todos modos.
- Clínica dentalUna línea clínica que marca la ley, y una línea de negocio que lleva la gerente.
- UniversidadUna línea académica y una línea administrativa, y el gobierno fuera del organigrama.
- Tienda onlineEl sitio es la tienda, el almacén es un contratista, y las líneas entre los dos están dibujadas.
- Clínica veterinariaLos doctores son dueños de la medicina, la gerente es dueña del día, y los técnicos responden a los dos.
- Concesionario de autosEl frente vende los autos; el taller paga las cuentas; el organigrama muestra dónde se encuentran.
- Distrito escolarLas escuelas en una línea, el dinero en otra, y una junta que gobierna desde un segundo organigrama.
- Departamento de policíaPatrulla atiende las llamadas, investigaciones lleva los casos, y asuntos internos responde solo ante la jefa.
- Residencia de ancianosLa administradora tiene la licencia, la directora de enfermería tiene el edificio, y la inspección lee las dos líneas.
- Administradora de propiedadesLos propietarios y las juntas son clientes, el personal de cada edificio es empleado, y el organigrama es donde se encuentran los dos hechos.
O empieza desde una estructura — funcional, divisional, matricial o plana — o desde tu propia hoja de cálculo. Las guías cubren una reorganización, una fusión, el organigrama de una asistente y el entregable de un consultor.
Hazlo tuyo
Descarga la hoja de cálculo, cambia los nombres, impórtala y el organigrama se dibuja solo. O empieza en blanco y mueve a las personas hasta que sea verdad. Crearlo es gratis, sea del tamaño que sea.