Ejemplo de organigrama de un departamento de operaciones
Un departamento de operaciones de unas treinta personas en una empresa que fabrica y envía productos físicos, dibujado alrededor de lo que operaciones significa allí: conseguir que el producto se haga y se entregue. Cadena de suministro y almacén y envíos son las dos líneas grandes; operaciones de negocio, instalaciones y calidad son las pequeñas que deciden si las dos grandes valen algo.
Cómo suele estructurarse un departamento de operaciones
"Operaciones" significa lo que sea que la empresa entrega. En una empresa de productos es cadena de suministro y almacén y envíos; en una de servicios es la entrega y el campo; en una de software suele ser todo lo que no es ingeniería ni ventas. Dibuja la versión que tiene tu empresa, y pon al director de operaciones arriba con la directora general por encima, porque los reportes del director de operaciones son la declaración más clara de para qué cree la empresa que sirve operaciones.
Cadena de suministro planifica y compra: planificadores de demanda y de suministro que deciden qué fabricar y pedir, compras que lo compra, logística que lo mueve. Almacén y envíos guarda y despacha: un almacén con dos gerentes porque trabaja en dos turnos, cada uno con líderes de turno y sus cuadrillas apiladas debajo, y un supervisor de devoluciones porque las devoluciones son una cola propia. A las dos directoras se las mide por nivel de servicio y por costo, y las dos necesitan las funciones pequeñas a su lado para que se les crea.
Operaciones de negocio es el equipo propio del director de operaciones: analistas, un líder de mejora continua y un gerente de proyectos que trabajan sobre la operación y no dentro de ella, y que van al lado de las directoras y no debajo de ninguna. Calidad reporta al director de operaciones con línea punteada a la directora general, porque a un inspector que reporta solo a la persona cuya producción inspecciona tarde o temprano le pedirán que mire hacia otro lado. Compras reporta a cadena de suministro y tiene línea punteada al director financiero, el mismo arreglo que el departamento de finanzas dibuja desde el otro lado.
Cargos típicos por nivel
El vocabulario que usan estos organigramas, de arriba abajo. Los cargos cambian según el país y la empresa; los niveles, no.
| Nivel | Cargos que verás |
|---|---|
| Dirección | Director de Operaciones (COO), VP de Operaciones; Directora de Cadena de Suministro, Directora de Almacén y Envíos o de Distribución, Responsable de Operaciones de Negocio |
| Gerentes | Gerente de Compras, Gerente de Logística, Gerente de Almacén, Gerente de Instalaciones y Seguridad, Gerente de Calidad, Líder de Mejora Continua, Gerente de Proyectos de Operaciones |
| Planificadores, analistas y líderes | Planificador de Demanda, Planificador de Suministro, Comprador, Coordinador de Transporte, Especialista en Importación y Exportación, Analista de Operaciones, Especialista en Control de Inventario, Líder de Turno, Supervisor de Devoluciones |
| Cuadrilla y apoyo | Operario de Almacén, Operador de Montacargas, Preparador de Pedidos, Inspector de Calidad, Técnico de Instalaciones; contratistas de limpieza y mantenimiento (como contratistas) |
Dónde fallan estos organigramas
Los organigramas de operaciones fallan por hacer que operaciones signifique todo lo que no es ventas ni ingeniería, de modo que el director de operaciones tiene catorce reportes y ninguna operación; por dibujar el almacén como cuarenta tarjetas en fila; por esconder compras en finanzas o en operaciones sin línea al otro lado; por dejar fuera al contratista de instalaciones, de modo que una sola técnica parece mantener un edificio; y por poner calidad bajo el gerente cuya producción inspecciona, sin ruta para rodearlo.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué incluye un departamento de operaciones?
- Lo que sea que la empresa entrega, más las funciones que lo juzgan. Para una empresa de productos: cadena de suministro (planificación, compras, logística), almacén y envíos (el almacén y las devoluciones), operaciones de negocio (analistas y mejora), instalaciones y calidad. En una empresa de servicios cambia el centro —equipos de entrega en lugar de un almacén— y los bordes se quedan igual. Lo que no debería incluir es todo lo que nadie más quiso.
- ¿Quién debe reportar al director de operaciones?
- Las directoras de la operación en sí, normalmente cadena de suministro y almacén y envíos, más las funciones pequeñas que necesitan ser independientes de ellas: operaciones de negocio, instalaciones y calidad. De cinco a siete reportes es el rango; un director de operaciones con catorce dirige un holding de departamentos, no una operación.
- ¿Dónde va compras en un organigrama?
- En cadena de suministro con línea punteada al director financiero, o en finanzas con línea punteada a cadena de suministro. Los compradores necesitan sentarse con los planificadores, y el gasto necesita un dueño en finanzas; sea cual sea la línea continua, dibuja la otra, porque el departamento sin línea es el que se entera del contrato después.
- ¿Cómo se dibuja un almacén con turno de día y de noche?
- Si cada turno tiene su propio gerente, como dos equipos con las cuadrillas apiladas bajo sus líderes de turno. Si un solo gerente lleva cuadrillas que rotan, como un equipo, con el horario guardado en otra parte. Nunca dibujes los turnos como departamentos, y nunca listes cuarenta operarios en fila: apílalos, o muestra a los líderes de turno con el tamaño del equipo en el cargo.
Otros sectores
- ManufacturaDos turnos, y calidad fuera de la línea de producción.
- LogísticaDespacho dirige el día; los supervisores dirigen a la gente.
- ConstrucciónOficina y obra, que se encuentran en cada proyecto.
- Startup de softwareEscuadras bajo un CTO; gerentes de producto con línea punteada.
- ONGLa junta arriba, los programas junto al dinero.
- ClínicaUna línea clínica y una línea administrativa, que se cruzan en enfermería.
- ColegioDepartamentos dirigidos por profesores que también gestionan.
- HotelSeis divisiones alrededor de un gerente general.
- Agencia de marketingLas disciplinas son dueñas de la gente; los equipos, del trabajo.
- Empresa de seguridadPuestos apilados bajo supervisores; una central de monitoreo 24 horas.
- Equipo de ventasRegiones para los que cierran, un equipo para los que abren, RevOps al lado.
- Firma contableUna pirámide de socios, tres líneas de servicio.
- Bufete de abogadosÁreas de práctica, y la parte administrativa que sostiene el bufete.
- IglesiaUn consejo que gobierna, un pastor que dirige, ministerios debajo.
- RestauranteSala y cocina, que se encuentran en el pase.
- Departamento de TIOperar, construir y proteger, bajo una sola dirección.
- Departamento de RR. HH.Business partners, especialistas y operaciones: los tres pilares.
- Gobierno municipalElectos arriba, designados abajo, y dos cargos que no dependen de la alcaldía.
- Empresa de servicios públicosCuadrillas en campo, un centro de control las 24 horas, y el regulador en la sala.
- BancoTres líneas de defensa, dibujadas como líneas.
- Agencia de reclutamientoEscritorios de ventas, escritorios de reclutamiento y una nómina de dos mil personas.
- HospitalDos jerarquías que se encuentran en la cama del paciente.
- Cadena de tiendasLa oficina central, el campo, y una tienda dibujada una sola vez.
- Pequeña empresaUn dueño, dos gerentes, y los trabajos que el dueño todavía hace.
- Departamento de finanzasContabilidad cierra los libros; planificación dice qué significan.
- Departamento de marketingDemanda, producto, marca, y las operaciones bajo las tres.
- Departamento de atención al clienteEquipos en el piso; calidad, formación y turnos a su lado.
- Departamento de ingenieríaEquipos de producto bajo una VP de ingeniería; plataforma, datos y seguridad bajo el CTO.
- Departamento de productoProducto, diseño, investigación y las operaciones que los miden.
- Empresa de consultoríaTres prácticas, una firma detrás, y ningún proyecto en el organigrama.
- InmobiliariaAgentes que no son empleados, en el organigrama de todos modos.
- Agencia de segurosVentas a un lado, servicio al otro, y las líneas donde se encuentran.
- Clínica dentalUna línea clínica que marca la ley, y una línea de negocio que lleva la gerente.
- UniversidadUna línea académica y una línea administrativa, y el gobierno fuera del organigrama.
- Tienda onlineEl sitio es la tienda, el almacén es un contratista, y las líneas entre los dos están dibujadas.
- Clínica veterinariaLos doctores son dueños de la medicina, la gerente es dueña del día, y los técnicos responden a los dos.
- Concesionario de autosEl frente vende los autos; el taller paga las cuentas; el organigrama muestra dónde se encuentran.
- Distrito escolarLas escuelas en una línea, el dinero en otra, y una junta que gobierna desde un segundo organigrama.
- Departamento de policíaPatrulla atiende las llamadas, investigaciones lleva los casos, y asuntos internos responde solo ante la jefa.
- Residencia de ancianosLa administradora tiene la licencia, la directora de enfermería tiene el edificio, y la inspección lee las dos líneas.
- Administradora de propiedadesLos propietarios y las juntas son clientes, el personal de cada edificio es empleado, y el organigrama es donde se encuentran los dos hechos.
O empieza desde una estructura — funcional, divisional, matricial o plana — o desde tu propia hoja de cálculo. Las guías cubren una reorganización, una fusión, el organigrama de una asistente y el entregable de un consultor.
Hazlo tuyo
Descarga la hoja de cálculo, cambia los nombres, impórtala y el organigrama se dibuja solo. O empieza en blanco y mueve a las personas hasta que sea verdad. Crearlo es gratis, sea del tamaño que sea.